Een nieuwe medewerker aanwerven brengt heel wat administratie met zich mee. Er zijn in België bijzonder veel wetten en regels die u moet respecteren. En een klein foutje of een vergetelheid kan helaas grote gevolgen hebben. Daarom geeft Group S u graag vijf punten waarvoor u zeker aandacht moet hebben wanneer u een nieuwe werknemer in uw bedrijf verwelkomt.

1. Respecteer de taalwetgeving

Als u iemand tewerkstelt in België, dan bent u verplicht om de juiste taal te gebruiken in uw communicatie. De plaats van de exploitatiezetel bepaalt de communicatietaal. De exploitatiezetel is het filiaal of het kantoor waar de communicatie tussen werkgever en werknemer gebeurt. In het Vlaams Gewest is de communicatietaal Nederlands, in het Waals Gewest Frans, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Nederlands of Frans, en in het Duitstalige landsgedeelte Duits.

De taalwetgeving houdt in dat u verplicht bent om in die talen te communiceren met uw werknemers. Hebt u een Waalse werknemer die in uw exploitatiezetel in het Vlaams Gewest werkt? Dan moet u in het Nederlands met hem communiceren. Respecteert u de regels van de taalwet niet? Dan heeft dat verstrekkende gevolgen. In het Vlaams en Waals Gewest betekent het zelfs dat alle documenten of communicatie (zoals een arbeidsovereenkomst) in de ‘verkeerde’ taal niet bestaan. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het Duitstalige landsgedeelte en in de faciliteitengemeenten zijn de sancties minder zwaar. Daar kunt u als werkgever gewoon een vertaling voorzien. Let op: ook telewerkers hebben een exploitatiezetel.

Dat is het kantoor waar ze regelmatig naartoe trekken en waar zij communiceren met hun werkgever.

2. Stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op

U kunt in principe mondeling tot een arbeidsovereenkomst komen met uw werknemer. Hebt u het loon en de arbeid besproken? En is de band van ondergeschiktheid duidelijk? Dan hebt u een arbeidsovereenkomst. Toch zijn er een aantal arbeidsovereenkomsten die u op papier moet zetten, en door uw werknemer moet laten tekenen vóór hij aan zijn arbeid begint. Die verplichting geldt bijvoorbeeld voor:

  • arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur
  • deeltijdse arbeidsovereenkomsten
  • vervangingsovereenkomsten
  • studentenovereenkomsten

Laat u de arbeidsovereenkomst niet of te laat ondertekenen? Dan:

  • worden bepaalde arbeidsovereenkomsten en studentenovereenkomsten als arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd beschouwd
  • verliest u in ieder geval de mogelijkheid om studentenarbeid aan voordelige RSZ-bijdragen te laten verrichten en vrij van bedrijfsvoorheffing
  • mag een werknemer met een deeltijdse arbeidsovereenkomst vrij kiezen tussen alle uurroosters en arbeidsregelingen die in uw arbeidsreglement zijn opgenomen

Wilt u elke discussie voorkomen? Stel dan altijd uw arbeidsovereenkomsten schriftelijk op. Daar zijn we bij Group S sowieso voorstander van.

3. Overhandig op tijd uw arbeidsreglement

Wanneer u iemand hebt aangeworven, vergeet dan niet om ten laatste op het moment van de indiensttreding en voor de aanvang van de arbeid, het arbeidsreglement aan uw nieuwe werknemer te overhandigen. Doet u dat niet? Dan is uw werknemer niet gebonden door de bepalingen van het reglement. Als werkgever moet u bovendien kunnen bewijzen dat u het arbeidsreglement aan uw werknemer hebt bezorgd. Laat een werknemer dus altijd tekenen voor ontvangst.

4. Denk op tijd aan uw Dimona-aangifte

Als u iemand in dienst neemt, moet u de RSZ daar onmiddellijk digitaal van op de hoogte brengen. Om zwartwerk tegen te gaan, bent u verplicht om dat vóór de aanvang van de arbeid doen. De boetes voor laattijdige aangifte kunnen heel hoog oplopen. Bovendien kan de RSZ een solidariteitsbijdrage van u eisen.

5. Vraag naar verblijfstitels en arbeidskaarten

Haalt u een werknemer uit een land buiten de Europese Economische Ruimte naar uw bedrijf? Kijk dan altijd de verblijfstitel en arbeidskaart na. In sommige gevallen moet u ook een arbeidsvergunning aanvragen. U bent ook verplicht om minstens voor de duur van de tewerkstelling de gegevens van zijn verblijfstitel beschikbaar te houden voor inspectiediensten.

Bent u niet in orde met de wet- en regelgeving? Dan mag u hoge boetes en strafsancties verwachten en kunt u hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld om een aantal kosten (bijvoorbeeld de repatriëring) te betalen.

Indien de verblijfstitel van de werknemer niet in orde is, dan bent u gehouden om aan die werknemer hetzelfde loon te betalen als aan een legaal tewerkgestelde werknemer in een vergelijkbare arbeidsverhouding, met dien verstande dat er een vermoeden bestaat dat die tewerkstelling minstens drie maanden heeft geduurd (tenzij u hiervan het tegenbewijs kan leveren). Daarnaast moet u ook de sociale bijdragen en de belastingen op dat loon betalen, met inbegrip van boetes wegens de laattijdige betaling.

Laat u in ieder geval altijd begeleiden door een sociaal secretariaat en neem in uw arbeidsovereenkomst een ontbindende voorwaarde op die geldt als uw werknemer zijn recht op verblijf of arbeid verliest.

Hebt u vragen over tewerkstelling? Blijf er dan zeker niet mee zitten. Neem gerust contact op met Group S voor meer informatie.