Stilaan beginnen uw werknemers hun vakantiedagen op te nemen en daar komt de komende maanden geen verandering in. In deze blog willen we u als werkgever enkele tips geven om er voor te zorgen dat tijdens de afwezigheid van heel wat van uw werknemers en misschien wel uw meest ervaren krachten, alles toch op wieltjes verloopt.

1. Zoek een redelijke overeenkomst voor het opnemen van vakantie

Tenzij het om collectieve vakantie gaat, moet u als werkgever goedkeuren wanneer er vakantie wordt opgenomen. Het best is om hierover enkele regels op te nemen in het arbeidsreglement. Zo kunnen bijvoorbeeld de periodes waarin het omwille van de aard van het werk niet mogelijk is om vakantie op te nemen, opgesomd worden. Ook de minimale termijn voor het aanvragen van vakantie wordt best opgenomen.
Aan de andere kant zijn er natuurlijk ook een aantal regels waar u als werkgever rekening mee moet  houden.  Zo moet een voltijdse werknemer tewerkgesteld in een 5-dagenweek ministens 20 dagen per jaar opnemen. Ook moet u uw werknemer tussen 1 mei en 31 oktober ministens 2 ononderbroken weken vakantie verzekeren.

Lees meer over de regels voor het vastleggen van vakantie

2. Sluit een vervangingsovereenkomst af

U kunt uw afwezige werknemer ook vervangen door iemand aan te werven met een vervangingsovereenkomst. Zo’n overeenkomst geeft de mogelijkheid om een kortere opzeggingstermijn te voorzien, dan bij een gewone arbeidsovereenkomst het geval is.

Een vervangingsovereenkomst heeft ook nadelen, want de te vervangen werknemer en de vervanger mogen niet op hetzelfde moment in het bedrijf aanwezig zijn. En dat maakt het moeilijk qua opleiding of overdracht. Dit kunt u wel vermijden door een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur af te sluiten voorafgaand of volgend op de vervanging.

3. Doe beroep op een student

Om een werkkracht die met vakantie is te vervangen kunt u ook een beroep doen op een student. Het voordeel is dat studentenarbeid onder bepaalde voorwaarden goedkoper is. Er is dan enkel een solidariteitsbijdrage verschuldigd en geen bedrijfsvoorheffing. Het systeem rond studentenarbeid werd een tijdje geleden gewijzigd wat voor meer flexibiliteit zorgt.

Lees meer over studentenarbeid

4. Laat je werknemer meer werken vóór of na zijn vakantie

U kunt uw werknemer ook 100 vrijwillige overuren per jaar laten presteren, tenminste als hij dat wil. Zo kan het werk dat tijdens de vakantie is blijven liggen later weggewerkt worden.

Wilt u uw werknemer extra uren laten presteren, dan moet u wel een schriftelijke overeenkomst met uw werknemer afsluiten, waarin duidelijk het vrijwillige karakter van de overuren wordt benadrukt. Om de 6 maanden moet deze overeenkomst vernieuwd worden.

Natuurlijk mag uw werknemer niet onbeperkt overuren presenteren. Hij mag nooit meer dan 11 uren per dag of 50 uren per week werken. Handig is dat deze overuren niet worden meegerekend voor de wekelijkse arbeidsduur die gemiddeld moet nageleefd worden.

Voor deze overuren betaalt u uw werknemer een overloon van 50 of 100 procent, afhankelijk of de uren tijdens de week of op een zondag of feestdag werden gepresteerd.
Goed om te weten is dat deze overuren onderworpen zijn aan een fiscaal gunstig regime.

5. Contacteer een uitzendkantoor

Beroep doen op een uitzendkracht is een andere mogelijkheid om een vaste werknemer tijdens de vakantieperiode te vervangen.