Iedereen doet het, niemand weet dat het anders kan. Je krijgt een mail binnen en (1) leest en beantwoordt die altijd meteen, (2) kijkt snel en zet hem terug op ongelezen, (3) gooit de mail in een specifieke map of (4) vinkt hem aan met een rode vlag. Dit kan veel efficiënter! Hier alvast 10 tips:

  1. We starten sterk: weg met een Postvak IN dat honderden e-mails telt en je daardoor digistress bezorgt. Hoe? Onderneem onmiddellijk de juiste actie voor elke e-mail. Zoals je dat ook thuis doet met je papieren post. Je sorteert je elektronische post voor je hem in detail gaat lezen en bepaalt meteen de juiste actie. Neem het van ons aan, je efficiëntie gaat drastisch de hoogte in. Dankzij het slimme gebruik van snelle stappen, de toewijzing van categorieën en één map met al je gesorteerde mails, zitten je e-mails met één klik op de juiste plek. Dé sleutel tot de BestBuro-methode voor Outlook.
  2. Gebruik de ‘Snelle stappen’ in Outlook, want ze kunnen je massa’s tijd en frustratie besparen. Een voorbeeld? Je krijgt wel eens telefoontjes van klanten die je collega willen spreken, maar die heeft net een andere lijn. Gedaan met post-its schrijven of telkens hetzelfde mailtje typen! Maak de snelle stap ‘Terugbellen’ aan. In amper één klik staat je e- mail al voor drie vierde klaar.
  3. Wist je dat je in Windows je agenda kunt openzetten naast een openstaande e-mail? Handig als je een planning wilt doorgeven of verschillende datums aan iemand wilt voorstellen. Om het dialoogvenster van een nieuw bericht naast je Outlook-scherm te zetten, druk je op de Windows-toets en vervolgens op het pijltje naar rechts. Daarna druk je op de Windows-toets in combinatie met het pijltje naar links. Superhandig!
  4. Wil je een mooi overzicht van wat je werkdag brengt? Zodat je in één oogopslag weet of je er met veel zin kunt invliegen … of nog een extra kop koffie nodig hebt? Bij ‘Outlook vandaag’ staat alles handig samen. Je ziet dit overzicht wanneer je op je e-mailadres klikt. Je takenlijst en de afspraken in je agenda staan hier overzichtelijk op één scherm. Taken waarvan de deadline verstreken is, staan in het rood.
  5. Wil je een e-mail intrekken die je net verzonden hebt? Open de verstuurde e-mail, kies bovenaan ‘Bestand’ en klik op ‘Opnieuw verzenden of intrekken’. In beide gevallen krijgt de ontvanger een nieuwe e-mail met ‘intrekken’ in de onderwerpregel. Zo weet hij dat hij je vorige e-mail mag negeren. Let op: je oorspronkelijke mail verdwijnt niet. De ontvanger kan die dus nog altijd openen en lezen. Geen remedie tegen e-mailflaters dus.
  6. Heb jij een rommellade waarin duizend-en-een losse briefjes liggen met belangrijke info? Wel, Outlook beschikt over een handig prikbord waarop je al je losse notities kunt bewaren. Zo creëer je een digitale rommellade. Mét een tijdbesparende zoekfunctie die je echte lade niet te bieden heeft. Krijg je een e-mail met informatie die je graag wilt bewaren of vaak nodig hebt? Denk aan een login, een paswoord, boeken die je nog wilt lezen … Sleep deze e- mail naar de navigatiebalk en laat hem los boven ‘Notities’. Er gaat een post-it open met de inhoud van je e-mail erop. Die tekst kun je zelf nog aanpassen.
  7. Stuur je vaak uitgaande e-mails die je moet opvolgen? Maak het jezelf gemakkelijk en doe het zo: voor je je e-mail verstuurt, klik je bovenaan op ‘Opvolgen’. Selecteer ‘Aangepast’ en geef een datum in. Je e-mail staat zo in je Outlook-agenda, op de datum die jij hebt ingesteld.
  8. Als je in een team werkt, dan verschijnen er weleens e-mails in je mailbox die niet voor jou bedoeld zijn, maar wel voor één van je collega’s. Ga je die forwarden? Nee, want zo creëer je een probleem voor de ontvanger. Vaak wordt niet alle informatie gebruiksklaar meegestuurd. Bovendien vergroot je het risico dat je teamgenoot informatie gaat meesturen die eigenlijk niet voor de ontvanger bedoeld is. Herkenbaar? De oplossing is de snelle stap ‘Doorsturen als bijlage’, waarmee de mail met één klik als een bijlage doorgestuurd wordt. Dankzij deze functie kan je collega de originele e-mail in de bijlage openklikken en hierop rechtstreeks antwoorden.
  9. Wist je dat je Outlook-visitekaartjes op twee manieren kunt doorsturen? Kies je voor ‘Als visitekaartje’, dan krijgt de ontvanger het visitekaartje als bijlage en kan hij het opslaan in zijn eigen contacten. In dit geval blijft de info onder ‘Notities’ vertrouwelijk, want Outlook zendt deze informatie niet mee. Stuur je het visitekaartje ‘Als Outlook-contactpersoon’, dan verzendt Outlook alles, dus ook eventuele notities en de categorie die je aan de contactpersoon hebt toegevoegd.
  10. Krijg je veel e-mails waarbij je in cc staat? Als jouw contactpersonen hun cc-functie juist gebruiken, dan zijn dat e-mails die voor jou niet de allerhoogste prioriteit hebben. Maak daarom een aangepaste zoekmap met de naam ‘Kopie’. Je definieert de parameters voor deze map door te klikken op de knop ‘Voorwaarden’ en ‘Ik ben’ aan te vinken, gevolgd door ‘een van de meerdere personen op de regel CC’. Je kunt dan één of meerdere keren per dag in deze map je minder belangrijke e-mails checken. Een mooie tijdbesparing!

‘Dé garantie op een opgeruimde inbox? Geen mappen. Of beter gezegd: één map’

Van opleiding naar boek

De meeste werkgevers staan niet stil bij het gebruik van Outlook en gaan ervan uit dat dit behoort tot de algemene kennis: ‘iedereen kan ermee werken’. Zo denkt men althans. Ik vond dat het beter kon en besloot mezelf verder te specialiseren in het optimaliseren van deze vaak evident beschouwde softwaretoepassingen aan de hand van Microsoft-opleidingen. Door de dagdagelijkse opleidingen in IT-softwaretoepassingen die mijn medewerkers en ik geven, en om zo veel mogelijk gebruikers te laten genieten van eenvoudige, snelle, tijdbesparende toepassingen breng ik mijn eerste boek op de markt “Outlook op zijn best” vol tips & tricks van Outlook. Geen saaie IT-stijl, geen schoolboek, noch een ‘Outlook for dummies’ maar een leuk boek dat de lezer meteen een goede ‘BestBuro methodiek’ aanleert.

Wist je dat: 

  • Maar 25 % van Outlook wordt gebruik.
  • Je alles wat 30 jaar geleden op je bureau stond en lag nu in 1 programma staat op je pc.
  • Je Outlook moet gebruiken zoals je vroeger de post verhandelde.
  • Een e-mail rechtstreeks in je agenda kan slepen om een afspraak te noteren.
  • Mappen in je Outlook je hele zoekfunctie belasten.
  • Je de e-mails van je baas of je partner in een andere opmaak kan laten verschijnen, bijvoorbeeld in het fel rood.