Onlangs riep een zakenrelatie mijn hulp in omdat het aantal openstaande facturen van zijn klanten fors was toegenomen. De kmo kwam er stilaan zelf door in de problemen. Maar het probleem lag niet zozeer bij de klanten. Dat bleken na analyse betrouwbare bedrijven, kredietwaardig en met een prima betaalgedrag ten opzichte van andere leveranciers. Er was dus duidelijk intern wat aan de hand.

Er schortte namelijk wat aan het facturatieproces van de kmo. Na een eerste onderzoek hadden we al snel een lijst met mogelijkheden om klanten sneller te laten betalen. En dit zonder extra druk te leggen op deze klanten of commerciële relaties op het spel te zetten.

Ik overloop in deze blog 6 belangrijke aanpassingen die we doorvoerden. Wellicht zijn ze ook interessant voor u en kunt u met een paar lichte wijzigingen ook uw openstaande facturen beter innen.

1. Herken het kredietrisico

Bij elk project dat u opzet, bij elke klant en verkoop gaat u een risico aan: het risico dat u niet betaald wordt. Maar weet u ook hoe groot dit risico is? Probeer dit bij elk project goed in te schatten. Controleer elke keer opnieuw hoeveel cash een bedrijf op korte termijn kan vrijmaken om betalingen uit te voeren. Bekijk daarnaast het betaalgedrag van elke nieuwe en bestaande klant.

2. Factureer zo snel mogelijk

Project afgelopen? Producten en diensten verkocht? Wacht dan niet tot het einde van de maand om de factuur te versturen. Nee, factureer meteen en houdt u daarbij aan enkele algemeen geldende regels. Met een eenvoudige facturatietool of meer uitgewerkte CRM-software vraagt dit niet zoveel tijd.

Factureren: deze regels mag u nooit vergeten

3. Volg betalingen kort op

Bedrijven laten veel geld liggen na de facturatie. Dat merk ik bij gesprekken met klanten en bij deze zakenrelatie was dat niet anders. Facturen worden verstuurd, maar vervolgens wordt er niet meer naar omgekeken. Of ze ook stip betaald worden, lijkt bijzaak. Facturen worden ook wel eens geregistreerd als ‘te laat betaald’, zonder dat de klant daar op gewezen wordt of zonder dat er meteen actie wordt ondernomen.

Maak werk van een aanmaningsprocedure, die in werking treedt van zodra de betaaltermijn overschreden is. Aarzel niet om kosten en intresten aan te rekenen als de betaling lang op zich laat wachten.

Alles wat u moet weten over aanmaningen

4. Registreer communicatie

Verschillende diensten staan in contact met de klant. Maar weet de ene dienst ook van de andere wat er afgesproken is? Of er problemen waren met de productie of de levering? Weten uw verkopers welke voorwaarden ze moeten hanteren als bedrijven gekend zijn als moeilijke betalers? Heeft sales misschien uitzonderlijk afspraken gemaakt die afwijken van de standaard voorwaarden?

Enkel wanneer u de communicatie met uw klanten centraal registreert, kunnen alle afdelingen hierop inspelen.

5. Pas afspraken aan

Betaalafspraken zijn heilig. Dat zal u al in meerdere blogs gelezen hebben. En toch dient u er flexibel mee om te springen. Stel dat een van uw klanten plots slechter of niet betaalt. Dan heeft het geen zin om hem dieper in de put te duwen. Een strenge aanpak lost wellicht niets op. Overleg daarentegen kan wel helpen, maar dan dient u uiteraard goed op de hoogte te zijn van de financiële situatie bij uw klant. U moet weten wanneer uw klant in de problemen komt, zodat u tijdig kunt ingrijpen en de situatie kunt bespreken. Dat lukt niet meer als het water bij uw klant al aan de lippen staat.

10 sigalen om een nakend faillissement te herkennen

6. Automatiseer uw proces

Professioneel factureren hoeft niet veel tijd te kosten. Gans uw facturatieproces, inclusief rappelprocedure kunt u eenvoudig automatiseren. U ziet geen zaken meer over het hoofd en er komt heel wat minder manueel werk aan te pas. Bij klanten die gericht een facturatie- en CRM-pakket gebruiken, zien we een opmerkelijke verbetering van de betalingstermijnen.

Lukt het u toch niet om het aantal openstaande facturen terug te dringen? Heeft u niet de tijd of de expertise om uw geld achterna te zitten, bedenk dan eens wat een derde partij voor u zou kunnen betekenen.

Maak kennis met Graydon